Para elegir una recepcionista de IA para tu taller, no te fijes en lo bien que suena la voz: fíjate en lo que queda hecho cuando cuelga. Las preguntas que importan son si contesta con tu número de siempre, si cumple el RGPD desde el primer segundo, si agenda en huecos reales, si entiende matrículas y vehículos, qué hace cuando no sabe algo y cómo te enteras tú de cada llamada.
Aquí tienes las 10 preguntas que haríamos nosotros antes de contratar, qué respuesta buscar en cada una y cómo lo resuelve Pitline.
1. ¿Contesta con mi número de siempre o tengo que cambiar de número?
Qué buscar: que no tengas que cambiar de número. Tu número está en la rotulación, en Google, en las facturas y en la memoria de tus clientes. Una solución que te obligue a anunciar un número nuevo empieza perdiendo llamadas.
Cómo lo hace Pitline: mantienes tu número. Las llamadas se desvían al sistema y tú decides si Laura contesta todo el día o sólo fuera de horario y cuando no lo coge nadie. Por ahora funciona con números españoles (+34).
2. ¿Qué dice al empezar la llamada y cómo cumple el RGPD?
Qué buscar: que al principio de la llamada informe de que es un asistente de IA, de que la llamada puede grabarse y de quién trata los datos, y que no siga si el cliente no está de acuerdo. El responsable de esos datos eres tú, así que el aviso tiene que decir el nombre de tu taller.
Cómo lo hace Pitline: Laura informa de todo eso al empezar y, si el cliente no acepta, cuelga. Si quieres entrar en detalle, lo explicamos en ¿es legal grabar las llamadas de tu taller?.
3. ¿Agenda en huecos reales o sólo apunta peticiones?
Qué buscar: hay sistemas que “toman nota” de que el cliente quiere cita y luego tienes que llamarle tú para darle hora. Eso es un buzón con mejor voz. Lo útil es que la cita quede cerrada en la llamada, con tu horario y tu capacidad reales, y que se pueda cambiar o cancelar igual.
Cómo lo hace Pitline: Laura agenda en huecos reales según tu horario y cuántos trabajos puedes tener a la vez. También cambia o cancela una cita existente. Más sobre esto en cómo dejar de gestionar las citas de tu taller a mano.
4. ¿Entiende matrículas y datos del vehículo?
Qué buscar: en un taller, el cliente no es sólo un nombre: es un vehículo. Pregunta si pide la matrícula, si la confirma (una letra mal entendida es una ficha equivocada) y si evita preguntar lo que ya se sabe. Y si trabajas con profesionales, si distingue a un particular de otro taller.
Cómo lo hace Pitline: pide la matrícula y la confirma letra a letra; con ella consulta marca y modelo para no preguntarlo todo. Reconoce a quien ya ha llamado por su teléfono y sus vehículos, y distingue si llama un particular u otro taller. En electrónica del automóvil distingue las especialidades: centralitas, llaves, cuadros, airbag, diagnosis y reprogramación (más detalle aquí). Funciona igual para coches, furgonetas, camiones y motos.
5. ¿Qué hace cuando no sabe algo?
Qué buscar: esta es la pregunta más importante. Una IA que se inventa un precio o una fecha te crea un problema con el cliente que luego tienes que deshacer tú. La respuesta correcta es que reconozca que no lo sabe, tome los datos y te pase el caso.
Cómo lo hace Pitline: Laura no se lo inventa. Toma los datos y el taller recibe un aviso para devolver la llamada. No da precios de reparaciones que el taller no le haya dado.
6. ¿Cómo gestiona las urgencias y cuándo pasa a una persona?
Qué buscar: que el cliente pueda pedir hablar con una persona y que eso tenga una salida clara. Y que una urgencia no se quede en el panel hasta el día siguiente.
Cómo lo hace Pitline: si el cliente pide hablar con una persona, Laura toma los datos y el taller recibe el aviso para devolver la llamada. Ante una urgencia, avisa al equipo en el momento. En talleres con asistencia en carretera puede pasar la llamada directamente al móvil de guardia, y hay números (familia, proveedores habituales) que puedes configurar para que pasen siempre directos. Lo contamos en recepcionista de IA para talleres de camiones.
7. ¿Cómo me entero de lo que ha pasado en cada llamada?
Qué buscar: que no tengas que entrar a mirar un panel cada hora para saber si hay algo urgente. Lo que requiere acción tiene que llegarte a ti.
Cómo lo hace Pitline: recibes un aviso en el móvil de cada llamada que requiere acción. Lo que sólo es informativo se queda en el panel.
8. ¿Qué queda guardado: panel, transcripción y grabación?
Qué buscar: poder revisar cualquier llamada, oírla si hace falta y ver qué se habló sin depender de la memoria de nadie. Si sois varios, que cada uno tenga su acceso y que no todos vean todo.
Cómo lo hace Pitline: cada llamada queda en el panel con resumen, transcripción, grabación, datos del cliente y del vehículo, y lo que hay que hacer. El panel funciona también en el móvil e incluye la vista “Hoy” (a quién devolver la llamada), Conversaciones, Citas en calendario semanal, Clientes, Vehículos con historial por matrícula y Métricas, que sólo ven los administradores. Puedes añadir notas a cada llamada y tener varios usuarios con rol de administrador o de empleado.
9. ¿Confirma y recuerda las citas al cliente?
Qué buscar: una cita agendada sin confirmación es una cita que el cliente olvida. Pregunta si manda confirmación y recordatorio sin que tengas que acordarte.
Cómo lo hace Pitline: el cliente recibe un SMS de confirmación al agendar y un recordatorio por SMS 24 horas antes. Además, desde el panel puedes mandarle avisos por SMS: que el vehículo está listo, que tiene el presupuesto, etc. Y cuando pregunta “¿cómo va mi coche?”, Laura le contesta con la nota que hayas dejado en la ficha del vehículo.
10. ¿Cuánto tarda la puesta en marcha y puedo probarla antes?
Qué buscar: que alguien configure el sistema contigo (horario, servicios, agenda) y que lo pruebes antes de que conteste a tus clientes. Desconfía tanto de “listo en cinco minutos” como de proyectos de semanas.
Cómo lo hace Pitline: la puesta en marcha típica es de 3 a 5 días laborables, con horario, servicios, agenda y pruebas con el taller antes de activarlo. Antes de todo eso puedes probar la demo: dejas tu móvil en la web y Laura te llama.
Lo que no deberías esperar
Una recepcionista de IA atiende el teléfono; no lleva el taller. Pitline no es un programa de gestión: no factura, no lleva stock, no sustituye a tu programa de taller y no se integra con programas de gestión. Tampoco hace llamadas comerciales ni campañas. Si alguien te promete todo eso en el mismo producto, pregunta con calma qué hace de verdad cada parte.
Preguntas frecuentes
¿Cuál de las 10 preguntas es la más importante?
La de qué hace cuando no sabe algo. Una recepcionista de IA que se inventa respuestas te genera más trabajo del que te quita. Después, la de si agenda en huecos reales.
¿Cómo pruebo una recepcionista de IA antes de contratarla?
Llama como si fueras un cliente difícil: di una matrícula con letras que se confunden, pide cita un sábado, pregunta un precio que no le has dado y pide hablar con una persona. Luego mira qué ha quedado en el panel.
¿Contesta también por WhatsApp?
En Pitline, WhatsApp está en activación, pendiente de la aprobación de Meta. Laura contestará a quien escriba al WhatsApp del taller y dejará de hacerlo si alguien del taller contesta desde el móvil. Nunca escribirá primero ni mandará publicidad.
¿Tengo que dejar de coger yo el teléfono?
No. Puedes configurarla para que conteste sólo cuando no lo coge nadie o fuera de horario. Si dudas entre una persona y una IA, lo comparamos en recepcionista virtual vs. recepcionista humana.
La mejor forma de repasar esta lista es probarla. Deja tu móvil en la demo y Laura te llama en menos de un minuto, o llama al 911 675 533 y hazle tú las preguntas difíciles.